Privacybeleid

02. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactformulier en e-mail: naam, organisatie, e-mailadres, de inhoud van uw bericht en het IP-adres van waaruit het formulier werd verstuurd (om spam en misbruik te voorkomen).
• Klanten: contact- en facturatiegegevens en de correspondentie over de opdracht.
• Websitegebruik: technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en opgevraagde pagina's in serverlogs, en, enkel met uw toestemming, bezoekstatistieken via Plausible (zie punt 05).
• Onze online tools: zie punt 07.
• IT-beheer en audits: gegevens op systemen van klanten (zoals serverconfiguraties, gebruikersaccounts en logbestanden) die wij in opdracht van de klant verwerken (zie punt 08).

Uw naam, e-mailadres en bericht hebben wij nodig om uw vraag te beantwoorden; zonder die gegevens kunnen wij u niet antwoorden. De naam van uw organisatie is optioneel.

03. Doeleinden en rechtsgronden

• Uw vraag of offerteaanvraag beantwoorden: maatregelen vóór een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en 6.1.f AVG).
• Opdrachten uitvoeren en klantenbeheer: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Beveiliging van website, tools en systemen, spam en misbruik voorkomen: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Bezoekstatistieken via Plausible: enkel met uw toestemming (art. 6.1.a AVG).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en verkopen ze nooit.

04. Bewaartermijnen

• Berichten via het contactformulier of e-mail zonder vervolg: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang nodig voor de wettelijke verjaringstermijnen.
• Facturen en boekhouding: 10 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Server- en beveiligingslogs, ook van onze online tools: maximaal 90 dagen, tenzij langer nodig om een incident te onderzoeken. De logs van het contactformulier bevatten nooit uw naam of uw bericht en nooit uw volledige e-mailadres; een beveiligingsmelding, zoals te veel pogingen of een geweigerd e-maildomein, kan wel uw IP-adres, de browseraanduiding (user-agent) en het domein achter uw e-mailadres bevatten.
• Bezoekstatistieken: IP-adressen en browseraanduidingen worden niet bewaard. De sleutel waarmee Plausible bezoeken van dezelfde dag samen telt, wordt dagelijks vervangen en de oude gewist; wat overblijft, zijn tellingen die niet meer tot een persoon te herleiden zijn (zie punt 05).
• Uw keuze over bezoekstatistieken: 12 maanden, in de cookie khit_stats in uw eigen browser; daarna vragen wij ze opnieuw (zie punt 05).
• Uw taalkeuze: 1 jaar, in de cookie lang in uw eigen browser (zie punt 05).

05. Cookies en bezoekstatistieken

• Taalkeuze: kiest u NL of EN, dan bewaren wij die keuze één jaar in de cookie lang (noodzakelijk, geen toestemming vereist). De cookie bevat enkel "nl" of "en".
• Uw keuze over bezoekstatistieken: die bewaren wij 12 maanden in de cookie khit_stats (noodzakelijk om uw keuze te respecteren). De cookie bevat enkel "1" (toegestaan) of "0" (geweigerd).
• Cloudflare: onze beveiligingsdienst kan technisch noodzakelijke cookies plaatsen om aanvallen en bots te weren.
• Bezoekstatistieken (enkel met uw toestemming): geeft u toestemming, dan telt onze server de pagina's die u op www.khit.be bekijkt met Plausible, een analysepakket dat wij zelf draaien op onze eigen server (bij Contabo, in de Europese Unie). Plausible krijgt daarvoor per bekeken pagina het adres van die pagina (zonder wat u in een formulier of in de E-mailcheck invult), de website waarvan u kwam, uw IP-adres en de aanduiding van uw browser. Daaruit bepaalt Plausible uw land, browser, besturingssysteem en type toestel, en met een sleutel die elke dag wisselt, hoeveel verschillende bezoekers er waren. Het IP-adres en de browseraanduiding zelf worden niet bewaard, Plausible plaatst geen script of cookie op uw toestel, en de gegevens gaan niet naar derden.

Zonder toestemming telt Plausible uw bezoek niet. U kunt uw keuze altijd wijzigen via "Privacykeuze" onderaan elke pagina. Staat Global Privacy Control aan in uw browser, dan vragen wij niets en tellen wij niet. Andere cookies, zoals analyse- of advertentiecookies, gebruiken wij niet. Google Analytics gebruiken wij sinds 29 september 2026 niet meer; oude _ga-cookies wist onze server bij uw volgende bezoek.

06. Ontvangers en verwerkers

Wij delen uw gegevens enkel met dienstverleners die ons helpen de website, onze tools en onze diensten te leveren. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten:

• Contabo GmbH (Duitsland): hosting van de website, de online tools en de server.
• Cloudflare: DNS, doorgifte en beveiliging van het verkeer naar onze websites (proxy en CDN), bescherming tegen aanvallen en het doorsturen van e-mail naar [email protected] (e-mailroutering).
• Brevo (Frankrijk): verzending van uitgaande e-mails, zoals de berichten via het contactformulier.
• Onze e-mailprovider: bewaring van de e-mails die u ons stuurt, ook die via het contactformulier.
• Boekhouder en overheid: wanneer de wet dat vereist.

Plausible, dat onze bezoekstatistieken bijhoudt, draait op onze eigen server: die gegevens gaan naar geen enkele andere partij. Cloudflare maakt deel uit van een Amerikaanse groep. Een eventuele doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

07. Onze online tools

Dit privacybeleid geldt ook voor onze gratis online tools, die u zonder account gebruikt: de E-mailcheck (www.khit.be/email-check) voor e-mailinstellingen, Barq (barq.khit.be) voor barcodes en QR-codes, Color Picker (colorpicker.khit.be) voor kleurenpaletten en de Online 3D Viewer (3d.khit.be) voor 3D-modellen.

• Verwerking in uw browser: wat u in deze tools invult of opent, zoals tekst, afbeeldingen en 3D-bestanden, wordt in uw eigen browser verwerkt. Het wordt niet naar onze server geüpload en wij kunnen het niet inzien.
• Technische gegevens: zoals bij elke website verwerken onze server en Cloudflare bij elk bezoek technische gegevens, zoals uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en uw browsertype. Dat is nodig om de tools te leveren en te beveiligen (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG). Deze logs bewaren wij maximaal 90 dagen (zie punt 04).
• Geen bezoekstatistieken op de tools: op Barq, Color Picker, de Online 3D Viewer en Zitplaatsen gebruiken wij geen Plausible of andere analysediensten, en geen advertentiecookies. De E-mailcheck is een pagina van www.khit.be: daar geldt uw keuze over bezoekstatistieken zoals op de rest van de website (zie punt 05), maar het domein dat u controleert, komt nooit in de statistieken. Cloudflare kan op alle tools technisch noodzakelijke cookies plaatsen om aanvallen en bots te weren.
• E-mailcheck: de domeinnaam die u invult, wordt niet naar ons gestuurd. Uw browser vraagt de DNS-gegevens van dat domein rechtstreeks op bij de openbare DNS-over-HTTPS-dienst van Cloudflare (cloudflare-dns.com) en, als die niet antwoordt, bij die van Google (dns.google). Die diensten zien daarbij de opgevraagde namen en uw IP-adres en verwerken die volgens hun eigen privacybeleid. KH IT Solutions bewaart niets van de controle. Een deellink zet het domein achter het #-teken in de link; dat deel stuurt uw browser naar geen enkele server, en de pagina haalt het na het lezen meteen uit de adresbalk. Stuurt u het resultaat zelf per e-mail naar ons, dan verwerken wij het zoals elke andere vraag (zie punt 02).
• Barq: Barq onthoudt uw instellingen, uw laatste invoer en maximaal 8 recente QR-codes in de lokale opslag van uw browser (localStorage), zodat u later verder kunt werken. Wifi-wachtwoorden en otpauth-links (geheimen voor eenmalige inlogcodes) worden nooit bewaard. Deze gegevens blijven op uw toestel en worden niet naar ons verstuurd. U wist ze met de knop onderaan Barq ("Delete your saved input, settings and history") of door de sitegegevens van barq.khit.be in uw browser te wissen.
• Color Picker: uw themakeuze en de kleuren die u selecteerde, worden enkel in de lokale opslag van uw browser bewaard. U wist ze door de sitegegevens van colorpicker.khit.be in uw browser te wissen.
• Online 3D Viewer: uw 3D-bestanden worden enkel in uw browser geopend en niet geüpload.

Voor Zitplaatsen (zitplaatsen.khit.be), waarmee leerkrachten zitplannen maken en waarvoor u een account aanmaakt, geldt een aparte privacyverklaring: zitplaatsen.khit.be/privacy.

08. IT-beheer en audits voor klanten

Wanneer wij voor een klant systemen beheren of auditen, verwerken wij de persoonsgegevens op die systemen in opdracht van de klant. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en KH IT Solutions verwerker. Wij verwerken die gegevens enkel voor de opdracht, volgens de instructies van de klant en met passende beveiliging. Toegangsgegevens van klanten bewaren wij versleuteld in een wachtwoordbeheerder met end-to-end-encryptie.

09. Beveiliging

Beveiliging is onze kernactiviteit. Wij gebruiken versleutelde verbindingen (TLS, SSH), multi-factor authenticatie, strikte toegangsbeperking en tijdige updates om uw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang.

10. Uw rechten

U heeft recht op inzage, verbetering en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking en op overdraagbaarheid. Gegeven toestemming, zoals voor bezoekstatistieken, kunt u altijd intrekken; dat maakt eerdere verwerking niet onrechtmatig. Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand en kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen.

Recht van bezwaar: verwerken wij uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (zie punt 03), dan kunt u daar altijd bezwaar tegen maken. Wij stoppen dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.

Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, [email protected], www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (opent in nieuw tabblad).

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.